MS Excel क्या है? Toolbar और उपयोग।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक पावरफूल स्प्रेडशीट प्रोग्राम है जो आपके डेटा को व्यवस्थित करने, कैलकुलेशन पूरी करने, निर्णय तक पहुँचने, ग्राफ, डेटा प्रोफेशन दिखाने वाली रिपोर्ट तैयार करने, व्यवस्थित डेटा को वेब पर पब्लिश करने तथा रीयल टाइम डेटा को एक्सेस करने की सुविधा देता है। माइक्रोसॉफ्ट कम्पनी ने वर्ष 1985 में Mac OS के लिए, MS Excel का प्रथम संस्करण बनाया था। वर्ष 1990 में यह MS OFFICE पैकेज के साथ कम्बाइन्ड हो गया।

इसमें एक इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट होती है, जिसका प्रयोग एकाउंटिंग उद्देशय (Accounting Purpose) के लिए, गणितीय कार्यों में बजट बनाने तथा बिल बनाने में करते हैं। इसे वर्कशीट भी कहते हैं। इसके अलावा आप स्प्रेडशीट मेंदूसरे प्रोग्राम द्वारा बनाए अथवा आयात (Import) किए गए फोटोआफ, ड्राइंग, क्लिपआर्ट लोगो (Logo) आदि भी जोड़ सकते हैं। MS Excel में स्प्रेडशीट या वर्कशीट बहुत से खानी या सैली (Cells) का एक समूह होता है जिन्हें पंक्तियों (Lines) तथा कॉलमों (Columns) में व्यवस्थित किया जाता है। पंक्तियाँ दाएँ सेवाएँ अर्थात् क्षैतिज (Horizontal) होती है, जबकि ऊपर से नीचे अर्थात् ऊर्ध्वाधर (Vertical) होते हैं।

पंक्तियों को क्रम संख्याओं से पहचानते हैं तथा कॉलमों को A. B. C. अक्षर से पहचानते हैं। MS-एक्सेल के अलावा कुछ अन्य मेडशीट, जैसे कि स्नोबाल (Snowball), Lotus 1-2-3, एप्पल नम्बर्स (Apple Numbers) आदि हैं। इसे | डेटा बेस की तरह प्रयोग कर सकते हैं जो सम्बन्धित डेटा को स्टोर करता है। इसके द्वारा किसी विशेष डेटा की एक पैटर्न के आधार पर ढूंढा जा सकता है।

MS Excel को प्रारम्भ करना (To Start MS Excel )

आप MS Excel को प्रारम्भ करने के लिए निम्न में से कोई भी एक विधि प्रयोग कर सकते हैं।

1. डेस्कटॉप पर उपलब्ध MS Excel के शार्टकट पर डबल क्लिक करके MS Excel को प्रारम्भ कर सकते हैं।

2. Start → All Programs MS OFFICE Microsoft OFFICE Excel 2007 पर क्लिक करके भी MS Excel को प्रारम्भ कर सकते हैं।

3.स्टार्ट बटन पर क्लिक करने के बाद रन कमान्ड पर क्लिक करें। क्लिक करने के बाद रन विन्दो में Excel टाइप करके एण्टर की दवाने से भी MS Excel की विन्डो खुल जाती है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के अवयव (Components of Microsoft Excel) 

1. टाइटल बार (Title Bar)

यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की विण्डों में सबसे ऊपर एक रिबन (पट्टी) होती हैं, जो फाइल के नाम तथा जिस सॉफ्टवेयर में फाइल खुली है उस सॉफ्टवेयर का नाम दिखाती है।

2. रिबन (Ribbon )

यह स्क्रीन के TOP पर टाइटल बार के नीचे एक पट्टी होती है। इसमें किसी कार्य को करने के लिए आदेशों का एक पैनल (Pannel Commands) होता है। इन आदेशों के पैनल को एक टैब के साथ जोड़ दिया जाता है जब हम टैब पर क्लिक करते हैं। तो ये पैनल इसी रिबन पर दिखाई देते हैं। इस रिबन को छिपाया भी जा सकता है।

3. टैब (Tab)

MS Excel में टाइटल बार के नीचे, मेन्यू बार होता है। इस मेन्यू बार मे लगे हुए बटन को टैब कहते हैं। जैसे- होम टैब इनसर्ट टैब पेज से आउट टैब फार्मूला टैब डेटा टैब रिव्यू और व्यू टैब आदि। इन टैबा के साथ कुछ सहायक कमाण्ड भी होती है जिनका प्रयोग कार्य के दौरान कभी-कभी करना पड़ता है।

कुछ कमाण्डों का विवरण निम्नलिखित हैं

(i) क्लिप बोर्ड (Clip Board)

 क्लिप बोर्ड में किसी मैल को डेटा या टेक्स्ट को कट, कॉपी तथा पेस्ट करने के लिए कमाण्ड रहता है। कट या कॉपी किया हुआ बेटा क्लिप बोर्ड में स्टोर हो जाता है जिसे आगे हम कहीं भी पेस्ट कर सकते हैं।

(ii)एलाइनमेन्ट (Alignment)

 इसका प्रयोग किसी सेल में टेक्स्ट के एलाइनमेन्ट को बदलने के लिए करते हैं। इसमें दो प्रकार के एलाइनमेन्ट होते हैं। उर्ध्वाधर एलाइनमेन्ट और क्षैतिज एलाइनमेन्ट । इनमें टेक्स्ट को इन्डेन्ट करने तथा यदि टेक्स्ट सेल में भर जाए तो Cell में अगली लाइन से लिखने के लिए (Wrap Text) की सुविधा होती है। इसमें दो सैलों को मर्ज (Merge) करने तथा किसी टेक्स्ट को एक सेल में फिट करने की सुविधा भी होती है

(iii) टेबल (Table)

 इसका प्रयोग, सेलों के समूह को टेबल की तरह परिभाषित करने के लिए होता है। ये टेबल डेटा को फिल्टर करने तथा उसे एक क्रम में रखने में उपयोगी होते हैं। इसके द्वारा पाइवोट टेबल (Pivote Table) या चार्ट भी बनाया जाता है। जो डेटा को व्यवस्थित करने तथा उसका सारांश प्रस्तुत करने में उपयोगी सिद्ध होता है।

(iv) फंक्शन लाइब्रेरी (Function Library)

 इनमें अनेक प्रकार के फंक्शन जैसे कि मैथमेटिकल फंक्शन, लॉजिकल फंक्शन तथा त्रिकोणमितीय फंक्शन होते हैं जो गणनाओं में प्रयोग किए जाते हैं। उदाहरण के लिए SUM(). AND IF LOOKUP, AVG DATE आदि लाइब्रेरी फंक्शन हैं।

 (v) मैक्रोस (Macros) 

इसका प्रयोग कार्यों के क्रम (Sequence of Actions) को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। जब कार्यों का क्रम परिभाषित हो जाता है तो इसे एक डॉक्यूमेन्ट या एक से अधिक डॉक्यूमेन्ट पर बार-बार प्रयोग करके किसी विशेष कार्य को सम्पन्न करा सकते हैं।

4. स्टेटस बार (Status Bar)

विन्डो टास्क बार के ठीक ऊपर और स्क्रीन के बॉटम में जो बार होती है। उसे स्टेटस बार कहते हैं। यह जो वर्कशीट करेन्ट टाइम में खुली रहती है उसकी सूचना दिखाता है, जैसे कि पेज नम्बर व्यू शॉर्टकट, जुम स्लाइडर आदि।

5. फॉर्मूला बार (Formula Bar)

यह रिबन के नीचे होता है। इसके दो भाग होते हैं। पहला नेम बॉक्स (Name Box) जो किसी सेल के रिफरेंस को दिखाता है तथा दूसरा फार्मूला, जिसमें कुछ टाइप करते हैं। इसमें पहले से परिभाषित फॉर्मूला होता है जिसका प्रयोग कैलकुलेशन में किया जाता है तथा एक्टिव सेल के कन्टेन्ट्स भी इसी में डिस्प्ले होते हैं।

स्प्रेडशीट से संबंधित महत्त्वपूर्ण तथ्य ( Important Facts:Related to Spreadsheet)

MS Excel में स्प्रेडशीट बनाए जाते हैं जिसमें डेटा को टाइप किया जाता है। MS Excel से सम्बन्धित कुछ मुख्य तथ्य (Terms) निम्नलिखित हैं।

स्प्रेडशीट एक सॉफ्टवेयर दूस होता है जिसका प्रयोग संख्याओं के समूह को एन्टर (Enter) करने, कैलकुलेट करने, मैनीपुलेट करने और एनालाइज (Amalyze) करने के लिए होता है। इसमें पंक्तियों और कॉलमों के प्रतिच्छेद (Intersection) से बहुत सारे सैल्म (Cell) बनते सेल एक प्रकार का कन्टेनर होता है जो संख्याओं (Numbers), सूत्रों (Formulae) और टेक्स्ट (सेबल्स) को होल्ड (Hold) करता है। सेलों के समूह (Array) को शीट या वर्कशीट (Worksheet) कहते हैं। 

• वर्कशीट के अन्दर सारणी में सूचनाएँ पंक्तियों और कॉलमों में प्रदर्शित होती हैं।
• वर्क बुक एक डॉक्यूमेन्ट होता है, जिसमें एक या एक से अधिक वर्कशीट होती है।
• पंक्तियों की पहचान संख्याएँ 1.2.3. से होती हैं।
• कॉलमों की पहचान अक्षरों के समूह A., B. C... AA, AB, 7 आदि से होती है।
• सेल पॉइंटर एक सेल की बाउन्ड्री होती है जो ये बताती है कि करेन्ट टाइम में कौन-सा सेल एक्टिव है।
• फार्मूला (Formula) एक समीकरण (Equation) होता है, जिसका प्रयोग किसी सेल की वैल्यू को कैलकुलेट करने के लिए करते हैं। कोई भी फार्मूला के बाद लिखते हैं। =सैल एड्रेस, पक्तियों और कॉलमों के अक्षर और संख्याओं के प्रतिच्छेद (Intersection) को दर्शाता है, जैसे CS का अर्थ कॉलम C और पंक्ति 5 है।

चार्ट्स (Charts)

एमएस एक्सेल में किसी वर्कशीट के डेटा के ग्राफिकल (Graphical) एवं पिक्टोरियल (Pictorial) प्रजेन्टेशन (Presentation) के लिए चार्ट का प्रयोग करते हैं।

एक्सेल चाटों की यह विशेषता होती है कि जब भी आप उस डेटा में कोई परिवर्तन करते हैं। जिस पर चार्ट आधारित है, तो सम्बन्धित चार्ट में वह परिवर्तन तत्काल कर दिया जाता है या ऐसा करने के लिए पूछ जाता है।

चार्ट छः प्रकार के होते हैं

1. कॉलम चार्ट

3. लाइन चार्ट

5. पाई चार्ट

चार्ट के तत्त्व (Elements of Chart)

2. बार चार्ट

4. एरिया चार्ट

6. XY या स्कैंटर चार्ट

1. चार्ट एरिया (Chart Area)

 किसी चार्ट को बनाने में प्रयोग किया गया कुल क्षेत्र चार्ट एरिया होता है चार्ट एरिया से चार्ट को घेरने के लिए एक आयताकार बॉक्स का प्रयोग करते हैं। इस आयताकार बॉक्स का एरिया, चार्ट एरिया कहलाता है।

2. प्लाट एरिया (Plot Area) 

यह क्षेत्रफल जिसमें डेटा को चार्ट के रूप में प्रदर्शित करते हैं। प्लाट एरिया कहलाता है।

प्लाट एरिया 2D-Chart में अक्षों से घिरा होता है जबकि 3D chart बॉल्स (Walls) और फ्लोर (Floor) से घिरा होता है।

3. चार्टशीर्षक (Chart Title ) 

ये चार्ट और दोनों अक्षों (X और ४) के शीर्षक होते हैं। इससे हमें पता चलता है कि चार्ट हमें क्या दिखाना चाहता है और उसके अक्षों के मानों का क्या अर्थ है। अक्ष (Axes) सामान्यतः किसी चार्ट में दो अक्ष होते हैं, जिन्हें क्रमशः X और Y अक्ष कहा जाता है।

X- अक्ष क्षैतिज अक्ष होता है जिसे कैटेगरी (Category ) अक्ष भी कहते

है।

Y-अक्ष उर्ध्वाधर अक्ष होता है, जिसे वैल्यू अक्ष भी कहते हैं। अक्ष शीर्षक (Axis Title) X, Y और Z अक्षों के मानों को जिस शीर्षक से प्रस्तुत करते हैं। उसे अक्ष शीर्षक कहते हैं। ये बताते हैं कि अक्षों के मानों (Values) का क्या अर्थ है।

4.डेटा श्रेणियाँ (Data Series)

 डेटा श्रेणियाँ उन सभी मानों की सूची हैं.. जिनको हम चार्ट में दिखाना चाहते हैं। चित्र में खरीद और बिक्री दो डेटा श्रेणियों हैं जो भिन्न-भिन्न रंगों के कॉलमों द्वारा दिखाई गई हैं।

5. ग्रिड लाइनें (Grid Lines) 

ये कुछ बैकग्राउण्ड लाइनें होती हैं। इनमें हमें प्रत्येक डेटा श्रेणी के मानों का स्तर पता चलता है। ग्रिड लाइनें दो प्रकार की होती है- मुख्य (Majur) और गौण (Minor) मुख्य प्रिंट लाइनें मुख्य स्तरों को दिखाती है। जबकि गौण बि लाइनें छोटे स्तरों को दिखाती है। एक्स- अक्ष की ग्रिड लाइने उधर (Vertical) होती हैं जबकि बाई (Y) अक्ष की जिद लाइने क्षैतिज (Horizontal) होती है।

6.संकेत (Legends) 

ये हमें चार्ट में उपयोग किए गए विभिन्न प्रकार के कॉलमों, रेखाओं, बिन्दुओं और रंगों का अर्थ बताते हैं।

सामान्यतः प्रत्येक डेटा श्रेणी के लिए एक संकत होता है, जो चार्ट में दिखाया जाता है संकेतों को दाएं बाएँ ऊपर या नीचे या किसी कोने में कहीं भी दिखाया जा सकता है। चित्र में संकेत नीचे दिखाए गए हैं।

7.डेटा लेबल (Data Lebel)

 ये डेटा श्रेणी के वास्तविक मान होते हैं. जो चार्ट में उस मान को व्यक्त करने वाले कॉलम, रेखा या चिन्ह के पास ही दिखाए जाते हैं।

8.डेटा सारणी (Data Table)

 यह एक साधारण सारणी होती है, जिसमें सभी डेटा श्रेणियों के मान दिखाए जाते हैं। यह सारणी चार्ट में किसी कोने पर दिखायी जा सकती है।

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